14.3.2. Control

 

El control es una actividad indispensable en una empresa, que no debe entenderse como una fiscalización de tipo primitivo, sino como un proceso o mecanismo informativo y comprobatorio de los planes y decisiones adoptadas por la dirección en sus diferentes niveles. El control supone, entonces, el establecimiento de normas de auto evaluación para juzga las realizaciones. y para Introducir las correcciones necesarias. Entendido así, el proceso de control debe ser una actividad ininterrumpida que se adapta a la dinámica de la organización.

El control debe basarse en objetivos claros y precisos; ser eficiente y ser económico; debe tener proyección, es decir, servir para orientar las actuaciones futuras y establecer medios directos de información y análisis

Además el control debe ser flexible, para adaptarse a los cambios de las estructuras administrativas y, consecuentemente, debe ser sometido a revisiones periódicas.

Las técnicas de control son de tres tipos: 1) informes administrativos; 2) análisis del. trabajo; 3) acción correctiva.

1. Los informes administrativos son un efectivo medio de control si están bien concebidos y realizados. Ellos deben cumplir algunos requisitos:

a) tener bien estipulados, la persona responsable y la forma en que deba ser presentada la información.

b) ser sencillos, concretos y de esencia democrática. En otras palabras sólo contener aquella información útil, que permita tomar decisiones y que haya podido ser entregada y analizada libremente por cualquier miembro del personal.

c) contener comparación con patrones o standard e incluir las interpretaciones y/o conclusiones formuladas o las razones que expliquen diferencias entre lo planificado y lo realizado.

d) presentación atractiva, incluyendo, si es posible, cuadros, gráficos que permitan una más fácil interpretación de los datos que se presentan.

2. El análisis del trabajo se realiza en los niveles locales de operación de la empresa y está muy relacionado con el grado de coordinación que exista dentro de ella. En general, el análisis directo del trabajo, que va especialmente destinado a evaluar calidad, puede despertar en el personal la sensación de que se le tiene desconfianza. Por eso es necesario que este tipo de análisis se realice mediante la técnica de supervisión, que no tiene carácter fiscalizador, sino educativo y destinado a elevar la calidad técnica del trabajo, a través de la mayor valoración de la ética profesional y la moral.

Finalmente, conviene recordar que el control debe ser planificado en forma previa a la acción, para canalizarla y orientarla. El control se basa sobre todo en planes bien definidos, objetivos precisos y un sistema de normas bien comprendido por el personal lo que por lo menos en teoría, le daría un sentido de autocontrol de sus propias actuaciones.

El control puede ejercerse en los diferentes campas de la actividad de una organización: políticas, ritmo de operaciones, calidad del trabajo, costos, métodos, etc. El control de inversiones, de presupuestos, etc. deberán estar estrechamente relacionados con las técnicas contables de la institución.